SMAR Outsourcing Solutions на портале «Про бизнес»

На сайте «Про бизнес» вышел материал с советами о том, как правильно выбрать аутсорсинговую компанию. Советы дала снователь компании «СМАР Аутсорсинг Солюшнс», соавтор учебника «Аутсорсинг в стратегии современного бизнеса» Мария Лемеза.

Полный текст можно найти по ссылке, а ниже мы размещаем часть публикации с рекомендациями Марии.

Выбираем аутсорсинговую компанию: на что обратить внимание

Рынок аутсорсинга даже за последние 5 лет сильно изменился — стало больше предложений, спрос возрос, конкуренция внутри рынка достаточно высокая. Уровень оказания услуг имеет положительную динамику. Но перед тем как отдать какую бы то ни было услугу на аутсорс, необходимо многое учесть.

1. Определите бизнес-процесс, который вы хотели бы передать на аутсорсинг, и письменно зафиксируйте свои ожидания от этого перехода. Обратите внимание, что эти ожидания должны быть объективны, достижимы и их можно легко оценить без долгих и сложных расчетов. К примеру, при передаче ведения бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг вы ожидаете снижения косвенных затрат на 1% и значительного снижения рисков за счет страхового полиса аутсорсинговой компании. Либо вы ожидаете увеличения удовлетворенности своих клиентов и сокращения кассовых разрывов за счет четкой и своевременной работы аутсорсинговой компании при выставлении счетов на оплату клиенту и актов выполненных работ.

2. Определите требования к поставщику услуг. Приведу список самых распространенных требований, которые помогут убедиться, что вы имеете дело с добросовестным подрядчиком:

• Наличие страхового полиса и/или заключение страхового полиса, по которому выгодоприобретателем является заказчик
• Использование лицензионного ПО для оказания услуг (иногда указывают, какого конкретно), антивирусного ПО, резервного копирования и системного администратора, который отвечает за IT-инфраструктуру
• Англоговорящие сотрудники (или сотрудники, говорящие на языке текущего проекта)
• Сертификация ISO
• Наличие опыта и специалистов в какой-либо конкретной области
• Отзывы клиентов
• Раннее закрытие периодов (имеется в виду, что финансовый результат о деятельности компании можно получить до 5-го числа месяца, следующего за отчетным) и иные дополнительные требования к оказанию услуг
• Любые иные требования под конкретные потребности клиента.

3. Передайте свои требования рынку потенциальных провайдеров. Существует несколько подходов, которые организация может использовать для коммуникации требований по аутсорсингу:

• RFI (Request for Information) — запрос информации, в котором также содержатся требования заказчика, но в дополнение еще запрашивается информация о том, как именно провайдер работает. Эти запросы, как правило, направляются большому числу потенциальных поставщиков
• RFQ (Request for Quote) — запрос котировок (цены) содержит основные требования клиента к потенциальному провайдеру (например, опыт работы, специализация)
• RFP (Request for Proposal) — запрос предложения, который является основным документом и содержит детальное описание бизнес-требований заказчика. Обычно RFP направляется ограниченному кругу поставщиков, которые уже были отобраны на основании информации, полученной в ответ на запросы RFI/ RFQ либо иным способом.

Особое внимание следует обратить на то, что запрос должен быть сфокусирован на целях и результатах, которые должны быть четко обозначены (например, повышение качества, снижение себестоимости). Детально описаны текущие и будущие объемы услуг и самые основные условия договора (использование какого ПО, передаются ли на него права, страхование деятельности).

4. Оцените информацию от поставщиков услуг. Способов оценки информации от поставщиков тоже несколько:

• Конференция соискателей. После рассылки RFP со всеми потенциальными провайдерами целесообразно провести конференцию с целью ответа на вопросы, разъяснения каких-то моментов. Для того, чтобы еще раз обратить внимание на ключевые для вас нюансы и оценить, какие вопросы возникли у потенциальных провайдеров после получения запроса
• Презентация услуг. В дополнение к конференции можно с какими-то потенциальными провайдерами провести индивидуальные презентации услуг. Я рекомендую проводить такого рода презентации для проектов, которые требуют узкой специализации. В ходе презентации вы сможете оценить, насколько детально владеет провайдер данной специализацией и какие проекты были уже реализованы
• Проверка ссылок. Это запрос рекомендаций от клиентов потенциального провайдера
• Проверка благонадежности. Вы можете запросить финансовую отчетность у компании провайдера. Отчетность не всегда отражает действительную картину, но тем не менее даст вам общее представление о компании. Запросить штатное расписание или список сотрудников, чтобы убедиться, что поставщик обладает нужными ресурсами. Если для реализации вашего проекта требуется привлечение дополнительных ресурсов (что вполне нормально), то следует запросить план по масштабируемости.
• Посещение сайтов. Обратите внимание на обновления, отзывы, статьи — то есть на динамику в компании.

5. Проведите финализирующие опросы. После того как вы провели проверку потенциального поставщика, возможно, у вас останутся конкретные вопросы либо какая-то информация потребует уточнения. Задаете эти вопросы конкретному поставщику. Например, если на сайте вы не нашли информацию об услуге, которую собираетесь «купить» у поставщика, то вам следует уточнить, почему услуга не представлена на сайте.

6. Составьте сбалансированные оценочные таблицы и сделайте свой выбор. Как это реализовать — поясню на примере. Допустим, вы как заказчик предъявили следующие требования к поставщику услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета:

• Заключение страхового полиса, по которому выгодоприобретателем является клиент (претендент декларирует в тексте предложения)
• Руководитель проекта владеет английским языком (прикладывается CV, в случае необходимости привлечения специалиста декларируется, что сотрудник будет привлечен)
• Опыт оказания услуг в строительстве (описывается опыт или иногда при крупных проектах запрашиваются копии договоров)
• Сотрудники находятся на территории заказчика для оказания услуг (претендент декларирует в тексте предложения).

По этим требованиям вам поступило 2 предложения (заявки). При этом стоимость услуг компании А составляет $ 1000, а компании Б — $ 1300. Количество реализованных проектов компании А — 2, а компании Б — 5. Все остальные условия выполняют обе компании. Исходя из этого определяем критерии и их значимость.

Обратите внимание, что все достаточно индивидуально и значимость критериев выбора необходимо соотносить с целями компании. Наглядно это можно увидеть в таблице:

Рейтинг предложения представляет собой оценку в баллах, полученную по результатам оценки критериев, с учетом их значимости. И формула в этом случае будет такой:

Ri (рейтинг) = Б (баллы) Цi (оценка по критерию «цена договора», которая определяется как отношение минимального из всех предложений к предложению о цене договора участника)*V (вес критерия) Цi + Б (баллы) Оi (оценка по критерию Опыт, которая определяется как количество исполненных договоров в предложении к максимальному количеству договоров из всех представленных участников)*VОi

Соответственно, рейтинг компании А = 1000/1000*60+2/5*40=60+16=76. Рейтинг компании Б = 1000/1300*60+5/5*40=46+40=86.

Компания Б в данном случае имеет больше баллов.

Нужно понимать, что выбор поставщика — это только начало сотрудничества, которое может и должно быть эффективным и интересным. А чтобы все сложилось именно так, вам потребуется детально проработать договор, назначить ответственных и на протяжении всего срока действия договора управлять проектом — при необходимости вносить изменения и совершенствовать взаимоотношения.

Если вы не знаете, как начать передавать задачи на аутсорс, думаете о том, как правильно сформировать требования к поставщику аутсорсинговых услуг, ищете надежного партнера, который сможет грамотно ответить на все ваши вопросы, вы всегда можете обратиться за помощью к нам в «СМАР Аутсорсинг Солюшнс».

Фото: Дарья Бурякина, probusiness.io