Независимое издание о технологиях и бизнесе Rusbase опубликовало статью «Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор» авторства CEO SMAR Outsourcing Solutions Марии Лемезы.
Полный текст материала можно найти по ссылке, ниже приводятся выдержки из него.
У нас аутсорсинг услуг часто воспринимается негативно. Хотя, по моему опыту, иногда он помогает сэкономить до 30% на бухгалтерских услугах и может быть дополнительным аргументом при переговорах с инвесторами.
Как понять, что компания готова к аутсорсингу?
Аутсорсинг услуг актуален для разных бизнесов. В любой компании есть процессы, которые можно передать третьей стороне. Но чтобы был результат, важно определиться, какие потребности бизнеса закроет аутсорсинг.
Что нужно для работы с подрядчиком на аутсорсе?
Четкая миссия компании и понимание ее целей. Здорово, если текущая цель — масштабироваться. Тогда аутсорсинг поможет наладить процессы и сосредоточиться на продукте.
Наличие внутренних регламентов работы. Если их нет, проект с аутсорсинговой компанией не получится. Например, вы хотите передать бухучет на аутсорсинг. Спросите себя, когда закрываете месяц, выставляете акты выполненных работ, подаете отчетность в банк или инвесторам, когда хотите получить дивиденды?
Понимание, какие процессы хочется передать провайдеру. Поинтересуйтесь, как будете работать с поставщиком услуг, и сделайте процесс максимально узким. Не отдавайте исполнителю критически важные процессы. Решили перевести на аутсорсинг бухучет — начните с малого: с начисления заработной платы. Если с аутсорсером не сработаетесь, то легко «вернете» это направление обратно. Если компания большая (в штате от полутора тысяч человек), передавайте на аутсорсинг десятую часть штата (150–200 человек).
Подготовка к фандрайзингу. Часто основатели не задумываются о важности бухучета. И когда к ним приходит инвестор, компания не может презентовать себя (я сталкивалась со случаями, когда фаундеры не могли даже посчитать прибыль). Аутсорсер может помочь. Кроме того, инвесторы доверяют аутсорсерам, потому что знают: такая компания дорожит репутацией и не допустит фрод и другие негативные вещи.
Однажды по заказу инвестфонда мы проводили Due Diligence стартапа и обнаружили нестыковки по суммам выручки в бухучете, отчетах о прибылях и убытках. Такое бывает, если работу выполнили, а акты заказчику не выставили. В итоге сумма оплаты числилась как аванс и создавала кредиторскую задолженность и ухудшала показатели ликвидности.
Для стартапов ранних стадий выручка — один из основных критериев оценки. Очевидно, что фонд ожидал увидеть совсем другие цифры. Фаундеры же думали, что у них в «управленческом» учете выручка.
К счастью, фонд разрешил привести документы в порядок, мы отразили верные цифры в отчетах. Но эта ситуация заняла время, отодвинула закрытие сделки и получение денег.
Как решиться перейти на аутсорсинг?
Просчитайте экономическую выгоду от внедрения аутсорсинга. Вот основные факторы, которые на нее влияют.
Сокращение прямых и косвенных затрат. У нас есть кейсы, когда перевод бухгалтерии на аутсорсинг экономил 10–30% затрат компании. При долгосрочном сотрудничестве услуги аутсорсинговой компании практически всегда обходятся дешевле.
Улучшение операционной эффективности. В частности, сокращение кассового разрыва. Также аутсорсер может планировать сумму налогов.
Снижение рисков. Как правило, аутсорсинговые компании страхуют свою деятельность. Это выгодно и клиенту, поскольку договор можно составить так, чтобы выгодоприобретателем был он.
Среди других аргументов аутсорсинга: возможность повысить доход, внедрить новые стратегии развития, улучшить микроклимат в коллективе (если на аутсорс вы перевели начисление зарплаты).
Как выбрать провайдера и работать с ним?
Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.
Как получить максимум
- Удостовериться, что в компании налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы.
- Сформулировать, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг. Не передавать на аутсорс процессы, критически важные для компании.
- Просчитать экономическую эффективность от перехода на аутсорс. Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, улучшение операционки, повышение привлекательности для инвесторов.
- Письменно описать ожидания: они должны быть объективными и достижимыми.
- Сформулировать запрос предложения (Request for Proposal) и выбрать провайдера услуг.
- Определить критерии отбора (цена, информационная безопасность, гибкость условий) и составить на их основе оценочную таблицу.
- Определить рейтинг аутсорсинговых компаний, используя формулу расчета.
- Запросить проекты договоров и проанализировать условия. Обращать внимание, как формируется стоимость, каковы условия выхода из договора и прочее.
И помните: в отличие от штатных сотрудников, аутсорсер не скажет вам, что «так нельзя» или «я так никогда не делала и делать не буду». Цель провайдера услуг — «подстроить» бухгалтерию компании под условия текущего законодательства, причем сделать это качественно и с гарантией.